Сколько стоит вход в ЭДО?

Считается, что переход на электронный документооборот (ЭДО) обеспечивает существенную экономию на оформление и хранение документов и гарантирует другие не менее приятные финансовые бонусы. Так, например, по подсчетам Министерства транспорта РФ, электронный документ стоит почти в 50 раз дешевле бумажного, а его применение в грузовых перевозках способно ускорить взаиморасчеты до пары дней, если вообще не часов. При этом и видимый вход в ЭДО не кажется слишком уж обременительным: в платные услуги операторов включено только приобретение пакета электронных документов в зависимости от широты деятельности компании. Однако мы поинтересовались у представителей логистического рынка, какие расходы остаются в это время скрытыми и во сколько в среднем они оценивают стоимость перехода на обязательный электронный документооборот.

«Важно, что переход на электронный документооборот серьезно сокращает расходы», — подчеркивал как-то министр транспорта РФ Андрей Никитин. По его словам, бумажный документ стоит до 700 рублей, в то время как электронный — в районе 15 рублей, то есть почти в 50 раз дешевле.

Если посмотреть на тарифные пакеты операторов электронного документооборота, включающие оформление определенного количества электронных документов в год, то стоимость «цифровой» накладной выходит еще ниже — в среднем, от 5,5 до 10 рублей.

Стоимость, естественно, зависит от того или иного оператора и лимита документов в тарифном пакете.

При этом тарифный пакет, который также включает в себя свободный прием электронных документов на подписание, услуги по роумингу с другими операторами, круглосуточную техническую поддержку и пр., является, по сути, единственным видимым приобретением при подключении к оператору электронного документооборота.

Мобильное приложение, интеграция по API и т.п. презентуются как бесплатные.

Таким образом, получается, затраты на электронный документооборот действительно исчисляются только оформлением «цифровых» документов и варьируются в зависимости от количества выполняемых перевозок (например, пакет на 5 тыс. документов в год у одного из операторов стоит 24,5 тыс. рублей, на 20 тыс. документов — 73 тыс. рублей).

Кроме того, на входе в ЭДО требуется еще получение электронных подписей, итоговая стоимость которых тоже варьируется от широты деятельности компании.

А входит ли что-то в скрытые расходы по ЭДО? И что именно?

«Если в небольшой компании используется штатное «коробочное» ПО, то расходы минимальны. Это затраты на получение УКЭП и МЧД для ключевых подписантов — около 5 тыс. рублей за единицу, а также оплата титулов по каждой перевозке — 3-6 рублей за титул в зависимости от тарифа», — рассказывает заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам Александр Шилинчук.

Однако крупные компании, по его словам, могут работать сразу с несколькими операторами электронного документооборота, чтобы в случае сбоев избежать последствий простоев и задержек.

«Для таких игроков это означает дополнительные расходы на интеграцию с операторами, глобальную перестройку собственного ПО, поскольку, как правило, они используют сложные, кастомизированные под собственные процессы цифровые продукты. Это и есть основная статья расходов при внедрении ЭПД. Приводить здесь конкретные цифры не имеет смысла: это могут быть и сотни тысяч, и миллионы рублей», — отмечает Александр Шилинчук.

При этом в крупных компаниях количество сотрудников с УКЭП может исчисляться десятками и сотнями, что тоже требует соответствующих затрат. Кроме того, такому бизнесу требуется и тарифный пакет на существенное число электронных документов.

«К скрытым расходам можно отнести затраты на последующие обновления, которые, например, возникнут в случае изменений требований регуляторов к процессам ЭПД. Это поддержка интеграции ПО операторов, доработка собственного ПО, обучение персонала», — добавляет представитель «ТРАСКО».

Так, в частности, по оценкам коммерческого директора Pontis Expedition Марии Осиповой, ориентировочная стоимость адаптации персонала к работе с электронными перевозочными документами составляет 10-30 тыс. рублей.

«В среднем же, переход на электронный документооборот обойдется в 40-70 тыс. рублей в первый год и потребует регулярных последующих затрат. Итоговая стоимость будет зависеть от объема перевозок, необходимости интеграции с 1С и приобретения электронных подписей», — рассказывает она.

Директор по закупкам транспортных услуг FM Logistic в России Эдуард Миронов тоже обращает внимание на необходимость доработки модуля 1С.

«Стоимость перехода на электронные документы сильно зависит от количества доработок. Цена модуля 1С без доработок находится в пределах нескольких сотен тысяч рублей. Но вот доработка модуля под конкретные задачи может кратно увеличить стоимость. Та же ситуация и с модулем оператора ЭДО к 1С. Сам модуль и доступ к нему стоит несколько десятков тысяч рублей. Но вот стандартная доработка добавит к цене еще 100-150 тыс. рублей», — подытоживает он.