И через ГИС ЭПД, и на бумаге: как проходит обязательное внедрение электронных документов в грузовых перевозках?

Итак, с момента перехода на обязательный электронный документооборот (ЭДО) в грузовых перевозках прошло чуть более двух недель. За это время уже удалось преодолеть первую растерянность, суматоху и первый стресс, однако проблемы с использованием электронных перевозочных документов, в том числе на техническом уровне, все еще остаются. В итоге, многие представители отрасли продолжают дублировать обязательные электронные документы на бумажном носителе, а звонки в техническую службу операторов ЭДО выстраиваются в длинную очередь ожидания ответа. О том, какие в целом проблемы сейчас наблюдаются при переходе на обязательный ЭДО, нам рассказал заместитель генерального директора «ТРАСКО» по автомобильным перевозкам Александр Шилинчук.

По словам Александра Шилинчука, несмотря на то что компания начала подготовку к обязательному переходу на электронные перевозочные документы еще в прошлом году, полностью избежать сложностей в стартовый период все-таки не удалось.

Более ли менее стабильно ситуация обстоит с титулами транспортной накладной, электронный обмен которыми запустили еще в 2022-м году. А вот с оформлением электронных экспедиторских документов не все так гладко, поскольку у ряда операторов полноценная работа с ними фактически началась только в сентябре или за несколько дней до вступления обязательных требований в силу, отмечает представитель «ТРАСКО».

Так, в частности, одна из проблем связана с доступностью документов для всех участников перевозки. «Если хотя бы один из обязательных участников не видит документ в исходном формате, его приходится перевыпускать. Поэтому при оформлении первого титула важно корректно указать оператора ЭПД для каждого участника цепочки», — поясняет Александр Шилинчук.

Чувствительной зоной для экспедиторов также остается роуминг между разными операторами ЭДО. В результате, если проблемы при передаче документов становятся непреодолимыми, то по согласованию с контрагентами приходится временно возвращаться к бумажным вариантам.

В стартовый период многие грузоотправители в принципе продолжают дублировать электронную транспортную накладную на бумаге, чтобы снизить риск задержек, говорит заместитель генерального директора «ТРАСКО».

Проблемы возникают и на стороне грузополучателей, продолжает он. Некоторые из них, например, до сих пор технически не готовы к переходу на ЭДО.

Кроме того, бывают случаи, когда грузополучатель не может подписать ЭТрН из-за отсутствия уполномоченного подписанта на рабочем месте. Тогда к решению вопроса приходится подключать заказчика и согласовывать с ним дальнейшие действия, отмечает Александр Шилинчук.

«При этом переход на ЭПД требует не только технической подготовки, но и разъяснительной работы со всеми участниками процесса. Для клиентов и партнеров мы проводили вебинары и конференции, а также отвечали на вопросы и объясняли порядок работы с электронными документами в корпоративных чатах и каналах мессенджеров», — уточняет представитель «ТРАСКО».

Отдельной проблемой в стартовый период, по его словам, является взаимодействие с технической поддержкой операторов ЭДО, до которой из-за массовых запросов просто не «достучаться».

«Пока взаимодействие с технической поддержкой остается сложным. Ответы часто не поступают в день обращения, что критично для текущей работы, хотя в период запуска такой уровень нагрузки был ожидаем», — поясняет Александр Шилинчук.

«Получить оперативную помощь по телефону сейчас практически невозможно: в очереди могут находиться сотни обращений. На письменные запросы ответы обычно приходят на следующий день», — укаызывает он.

Поэтому текущий уровень технической поддержки пока нельзя считать достаточным для работы в обязательном режиме, подчеркивает представитель «ТРАСКО».

Тем более что проблемными остаются важные зоны — роуминг электронных экспедиторских документов и внесение иностранных контрагентов и адресов, а анализ массовых проблем и позиция операторов в дальнейшем могут стать основанием для изменений в нормативной базе, считает Александр Шилинчук.

Таким образом, по итогам первых недель обязательного применения ЭПД в первую очередь требуется более быстрая реакция операторов на системные сбои, а также доработка интерфейсов, процессов и роуминга, подытоживает он.

«Одним из решений в переходный период может стать выделенная поддержка со стороны оператора для группы ключевых пользователей компании. Такой формат позволит быстрее выявлять системные ошибки в программном обеспечении и получать информацию о сроках их устранения», — заключает представитель «ТРАСКО».