Транспортная накладная — это важнейший документ, который, собственно, подтверждает сам факт заключения договора на перевозку груза, регулирует процесс ее осуществления, служит основанием для учета транспортной работы и для расчетов с перевозчиком.

Однако на сегодняшний день по-прежнему возможно применение двух форм транспортного документа, сопровождающего груз: товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) и транспортной накладной.

Все дело в том, что с 25-го июля 2011-го года вступили в силу «Правила перевозок грузов автомобильным транспортом» (сейчас они регулируются Постановлением Правительства РФ №2200 от 30.12.2022), которые утвердили новую форму транспортного документа — транспортную накладную. Однако при этом Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. (оно регламентирует использование товарно-транспортной накладной) тоже пока никто не отменял.

В итоге, действующими сейчас, по сути, одновременно являются две формы. И транспортная, и товарно-транспортная накладные.

Когда же необходимо использовать одну, а когда — другую?

Теоретически, товарно-транспортная и транспортная накладные взаимозаменяют друг друга. Ведь они обе выполняют одинаковые функции: доказывают факт осуществления грузоперевозки, определяют ее условия, служат основанием для расчета с перевозчиком, подтверждают расходы на доставку товара. И обе содержат сведения о грузе и условиях его транспортировки.

И хотя товарно-транспортная накладная шире по содержанию (в нее входят два раздела — товарный и транспортный), ее товарный раздел предназначен для бухгалтерского учета (списание и оприходование груза) и к самому процессу транспортировки не относится. В этом смысле больше важен транспортный раздел, а в нем, в принципе, отражаются похожие сведения о перевозке груза и оказанных транспортных услугах, что и в просто транспортной накладной.

То есть: две формы документа повторяют друг друга, а потому при заключении договора на перевозку груза можно использовать либо транспортную, либо товарно-транспортную накладную.

Однако некоторые компании долгое время продолжали заполнять на один рейс и транспортную, и товарно-транспортную накладные, аргументируя это тем, что у этих документов все равно разные назначения. Мол, товарно-транспортная накладная нужна для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их доставку автомобильным транспортом, а транспортная накладная выполняет другую функцию — просто подтверждает расходы на перевозку и устанавливает порядок ее организации.

Впрочем, Федеральная налоговая служба еще в письме от 21.03.2012 №ЕД-4-3/4681@ разъяснила это противоречие, признав оформление двух документов избыточным и установив, что для подтверждения затрат на перевозку груза может использоваться либо товарно-транспортная, либо транспортная накладная.

Кроме того, существовало также мнение, что для транспортной и товарно-транспортной накладных определены разные сферы применения. Первую якобы необходимо оформлять только тогда, когда к перевозке груза привлекается сторонняя транспортная компания, а вторую — и в случае заключения договора с перевозчиком, и в случае, если в качестве перевозчика выступает сам грузоотправитель или грузополучатель.

Хотя на самом деле в ситуации, когда роль перевозчика берет на себя поставщик либо покупатель, транспортные документы (ни транспортная накладная, ни товарно-транспортная) могут вообще не потребоваться.

Почему? И какие тогда документы сопровождают перевозку груза?

С транспортной накладной все предельно ясно: она подтверждает факт заключения договора на перевозку груза. Если таковой договор отсутствует (а доставка товара собственными силами его не подразумевает), то и оснований для оформления транспортной накладной нет.

Тогда что вместо нее? Товарно-транспортная накладная?

Необязательно. Покупателю, который на собственном транспорте осуществляет самовывоз груза, для оприходования товара понадобится только товарная накладная (форма ТОРГ-12), а для учета транспортных расходов — путевые листы и документы на приобретение горюче-смазочных материалов.

То же самое, кстати, разъясняло и Министерство финансов РФ (в письмах от 02.09.2011 №03-03-06/1/540 и от 22.12.2011 №03-03-10/123), подтверждая, что в таком случае достаточно путевого листа на транспортное средство.

Что касается поставщика, осуществляющего доставку товара покупателю собственными силами, то все зависит от того, на каких именно условиях проходит доставка. Если по договору покупатель обязуется возместить транспортные расходы, то в таком случае поставщик выступает в роли перевозчика, а значит, оформление товарно-транспортной накладной (или просто транспортной накладной) действительно необходимо. Для поставщика этот документ станет основанием для возмещения транспортных расходов. В то время как в соответствии с товарной накладной (ТОРГ-12) он сможет списать, а покупатель — оприходовать товар.

Однако если доставка груза покупателю осуществляется за счет поставщика и на его транспорте, то транспортный документ не требуется: только товарная накладная (ТОРГ-12), путевой лист и подтверждение расходов на горюче-смазочные материалы.

Кстати, товарная накладная (ТОРГ-12) оформляется каждый раз, когда доставка груза подтверждается транспортной накладной. Единственное, накладная ТОРГ-12 может и не сопровождать груз: поставщик может переслать ее покупателю через интернет (или почтой) или передать непосредственно водителем.

Чем же отличаются транспортная и товарно-транспортная накладные?

В первую очередь, естественно, количеством заполняемых разделов. Причем если транспортную накладную должен выписывать грузоотправитель, то в товарно-транспортной накладной товарный раздел заполняет грузоотправитель, а транспортный — перевозчик.

Товарно-транспортная накладная предусматривает наличие четырех экземпляров: по одному для поставщика и для покупателя и два — для перевозчика (один он прикрепляет к счету по оплате транспортных услуг, а второй оставляет себе для учета выполненной работы). Транспортная же накладная выписывается только в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Поскольку транспортная накладная регулирует только процесс грузоперевозки и порядок ее выполнения, она не требует таких сведений, как стоимость доставляемого товара. Единственное, в 3-й графе среди указаний грузоотправителя при необходимости может быть отмечена объявленная стоимость груза. Делается это чаще всего тогда, когда груз является особо ценным, и для того, чтобы в случае его порчи, потери и пр. по вине перевозчика рассчитать причитающуюся с него сумму ущерба.

В отличие от товарно-транспортной, транспортная накладная хотя и не предполагает, например, детального описания погрузочно-разгрузочных работ (с перечислением операций, использованных механизмов, способов и т.д.), однако включает в себя все сведения, необходимые для лучшей организации перевозки и контроля за ее выполнением.

Согласовывает сроки доставки, погрузки и разгрузки, устанавливает штрафные санкции за простой, невывоз груза, несвоевременное предоставление транспортного средства, контейнера и др. Содержит указания грузоотправителя: рекомендованные сроки и температурный режим перевозки (для скоропортящегося груза), запрет на перегрузку, информацию по каждому опасному веществу, изделию и материалу в соответствии с ДОПОГ. Определяет порядок измерения массы груза, выполнения погрузочно-разгрузочных работ, опломбирования транспортных средств и контейнеров, необходимость их промывки и дезинфекции. Подтверждает разрешение на проезд по автомобильным дорогам с описанием установленного маршрута (для опасных, крупногабаритных и/или тяжеловесных грузов).

Кроме того, транспортная накладная не требует детального перечисления того, из чего складывается стоимость перевозки (тариф за тонну, за тонно-километр, разбивка пройденного расстояния в зависимости от категории дорог, время простоя под погрузкой и разгрузкой, доплата за срочность и пр.), как это делается при оформлении товарно-транспортной накладной.

В транспортной накладной выставляется конечная стоимость услуги. Правда, с принятием в 2022-м году новой формы транспортной накладной теперь в ней не указываются расходы на получение разрешения (для опасных, крупногабаритных и/или тяжеловесных грузов), на оплату проезда по платным дорогам, на выполнение погрузочно-разгрузочных работ, промывку и дезинфекцию транспортного средства.

Вместо этого необходимо делать разбивку конечной суммы с учетом налоговой ставки и суммы налога, которая предъявляется покупателю. Суммы же возможных штрафных санкций указываются в графе 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков».

Что еще важно, в новой форме транспортной накладной ввели правило отмечать, участвует ли в перевозке экспедитор. Причем в данном случае, наконец-то, разрешили тоже давнее противоречие: указывать экспедитора в качестве перевозчика или в качестве грузоотправителя. По новым правилам — в качестве грузоотправителя, а непосредственно самого грузоотправителя — в графе «Заказчик услуг по организации перевозки груза».

Новая форма транспортной накладной

Порядок заполнения транспортной накладной регулируется Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (Приложением №4 «Транспортная накладная (Форма)») и достаточно прост: все разделы пронумерованы, озаглавлены, а их назначение изложено в соответствующих подписях к графам.

Из нового, чего не было в изначальной форме транспортной накладной, введенной в 2011-м году, можно отметить необходимость указывать, на каком основании транспортное средство принадлежит перевозчику — собственность, совместная собственность супругов, аренда, лизинг или безвозмездное пользование.

Что еще нужно знать, так это то, что число транспортных накладных зависит от количества транспортных средств, перевозящих груз (на каждый автомобиль — по накладной). При этом одна транспортная накладная может быть составлена на несколько партий разных товаров, но только в том случае, если они едут от одного продавца (или из одного консолидационного склада) к одному покупателю, а так, по общим правилам, при сборных грузоперевозках оформляются отдельные товарные накладные на каждую партию груза.

Впрочем, если возвратиться к теме — транспортная или товарно-транспортная накладная, то на самом деле это противоречие уже тоже разрешено введением электронного документооборота. Потому что в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), запущенной с 1-го сентября 2022-го года, «оцифрована» именно транспортная накладная.

Помимо нее, в электронный вид перевели путевой лист, сопроводительную ведомость, договор фрахтования, заявку (заказ) и заказ-наряд.