В России утвердили правила обмена электронными экспедиторскими документами

В преддверии 1-го сентября 2026-го года в России утвердили правила обмена электронными экспедиторскими документами. Соответствующее постановление Правительства РФ опубликовано на Официальном интернет-портале правовой информации. С 1-го сентября этого года, напомним, сразу несколько перевозочных документов, в том числе подтверждающих оказание транспортно-экспедиционных услуг, переводят в обязательный электронный формат. Правда, электронный формат на данный момент принят только для документооборота в перевозках автомобильным транспортом. Электронные экспедиторские документы пока имеют вид проекта.

С 1-го сентября 2026-го года в обязательный электронный формат в России переводят все виды экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки), транспортную железнодорожную накладную, грузовую накладную для авиационного транспорта, а также транспортную накладную и заявку, которые подтверждают выполнение автомобильных грузоперевозок.

Правда, на данный момент окончательно электронные форматы приняты только для транспортной накладной и заявки (они действуют еще с 1-го сентября 2022-го года, когда была запущена Государственная информационная система электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД).

Предполагаемые электронные форматы для экспедиторских документов представили в феврале этого года, однако они по-прежнему все еще имеют вид проекта.

Вместе с тем правила обмена электронными экспедиторскими документами уже утвердили.

Напомним: весь электронный документооборот в грузовых перевозках должен осуществляться через ГИС ЭПД. При этом взаимодействовать с ГИС ЭПД можно только через системы операторов электронного документооборота (ЭДО). В настоящее время соответствующий допуск имеют 11 компаний. Их перечень можно найти на сайте Министерства транспорта РФ по ссылке.

То есть: прежде чем приступить к электронному обмену, необходимо в принципе выбрать для себя оператора ЭДО, заключить соглашение с ним и выполнить интеграцию своей CRM-системы и его платформы.

Что касается правил обмена электронными экспедиторскими документами, то здесь порядок действий прописан для каждого из трех действующих документов — поручения экспедитору, экспедиторской расписки и складской расписки.

При этом экспедиторская и складская расписки состоят только из одного файла обмена, а поручение экспедитору — из двух обязательных и одного опционального.

Первым в поручении экспедитору свой файл обмена формирует, естественно, клиент, указывая информацию о грузе, грузополучателе, предполагаемых условиях перевозки и пр. Сформированный файл он отправляет своему оператору, а тот, после выполнения необходимой проверки, — оператору экспедитора и в ГИС ЭПД.

Получив этот файл, экспедитор согласовывает и уточняет условия перевозки и точно так же отправляет свой файл обмена своему оператору, а тот — оператору клиента и в ГИС ЭПД.

Опциальным при этом является файл об отзыве поручения экспедитору.

При необходимости внести изменения в поручение формируется новый исправленный файл с указанием идентификатора первоначального файла.

Экспедиторская же и складская расписки предусматривают только один файл обмена, оформляемый экспедитором (владельцем склада) и свидетельствующий о приеме груза. Однако он тоже через операторов направляется и в ГИС ЭПД, и клиенту.

Стоит также напомнить, что для экспедиторских документов все-таки предусмотрели случаи бумажного оформления после 1-го сентября 2026-го года, однако их на самом деле не так уж много.

Исключение сделано для организации перевозок воинских грузов.

Плюс, бумажный формат допускается, если на территории оказания услуг действует режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения и т.п. или если у клиента/экспедитора в связи с обстоятельствами непреодолимой силы отсутствует техническая возможность подключения к интернету.

В остальном, экспедиторские документы с 1-го сентября 2026-го года должны будут иметь электронный вид.