Подтверждено письмом ФНС: бумажные перевозочные документы не являются основанием для налоговых санкций

Итак, Федеральная налоговая служба (ФНС России) все-таки окончательно определилась со своей позицией по поводу того, как оформление бумажных перевозочных документов влияет на признание расходов по налогу на прибыль и применение вычетов НДС. Ведомством подготовлено и разослано в налоговые инспекции письмо №СД-36-3/9573@ от 03.11.2026. В базе на сайте ФНС оно пока отсутствует, однако его наличие и подлинность подтверждены различными инстанциями. В письме указывается, что само по себе оформление перевозочных документов в бумажном виде не является основанием для налоговых санкций. Главное, что остается в приоритете, — факт выполнения перевозки, доказанный необходимыми документами.

Напомним: перевозочные документы (транспортную накладную и заявку, транспортную железнодорожную накладную, грузовую авианакладную и экспедиторские документы) перевели в обязательный электронный формат с 1-го сентября 2026-го года.

Однако, несмотря на то что новые законодательные требования действуют уже на протяжении двух месяцев, многие участники рынка до сих пор не выполнили переход на электронный документооборот. Кого-то сдерживает решение технических вопросов, кого-то — неготовность контрагентов, а кто-то просто решил повременить до тех пор, пока не истечет срок нештрафумого периода (до 1-го марта 2027-го года) и не будут преодолены шероховатости в самой системе.

Правда, все это время оставалось неясным, как такие задержки отразятся на налоговом учете. А именно: будет ли ФНС принимать бумажные перевозочные документы для признания расходов по налогу на прибыль и применения вычетов НДС?

Представители самого ведомства по этому поводу тоже не выражали твердой позиции. С одной стороны они говорили, что сам факт бумажного документа не может быть основанием для налоговых санкций, а с другой — намекали, что оформление на протяжении нескольких месяцев только бумажных перевозочных документов может вызвать подозрения насчет нежелания отказываться от «серых» схем и спровоцировать внеплановую налоговую проверку.

По поводу возможности внеплановой налоговой проверки, впрочем, подготовленное письмо ФНС ничего не говорит, а вот оформление бумажных перевозочных документов вполне себе допускает.

Итак, какова же официальная позиция ФНС?

В своем письме ФНС разъяснила, что использование бумажных перевозочных документов само по себе не является основанием для отказа заказчику в признании расходов по налогу на прибыль и вычетах НДС. Для налогового учета важными являются другие условия.

Чтобы расходы на перевозку были признаны при расчете налога на прибыль, необходимо:

• экономическое обоснование затрат;

• документальное подтверждение расходов;

• связь перевозки с деятельностью, направленной на получение дохода.

Расходы при этом могут подтверждаться не только перевозочными, но и другими документами.

В свою очередь, применение вычета НДС требует:

• приобретения транспортных услуг для операций, облагаемых НДС;

• принятия услуги на учет;

• наличия соответствующих первичных документов и счета-фактуры.

А что с транспортно-экспедиционной деятельностью?

С 1-го марта 2026-го года в России ввели реестр экспедиторов, регистрация в котором является обязательной для компаний и ИП, оказывающих транспортно-экспедиционные услуги.

Продолжение своей деятельности без записи в реестре грозит штрафом: от 3 тыс. до 5 тыс. рублей — для граждан (повторное нарушение — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей), от 100 тыс. до 300 тыс. рублей — для юридических лиц (повторно — от 500 тыс. до 1 млн. рублей).

Но если со штрафами и так все было понятно, то, как на заказчике отзовется выбор экспедитора не из реестра, оставалось неясным.

Сейчас в ФНС пояснили, что в таком случае заказчик все равно не лишается права на признание расходов на прибыль и на вычет НДС.