Крупные компании VS средний бизнес: кто быстрее адаптируется к новым требованиям в логистике?

В этом году логистическую отрасль в России действительно ждут знаковые изменения, включая переход на обязательный электронный документооборот, расширение  обязательной маркировки товаров и ужесточение таможенного контроля. Естественно, большинство представителей отрасли встречает все эти изменения как неизбежную головную боль. Первая реакция бизнеса предсказуема: дополнительные расходы, бюрократия, риски... Однако генеральный директор и основатель логистической компании WEVED Мария Попова считает, что за этой очевидной сложностью скрывается неочевидный шанс, особенно для среднего бизнеса. Если корпорации могут потратить месяцы (а иногда годы) и миллионы на перестройку своих сложных систем, то средний бизнес к таким изменениям сможет адаптироваться быстрее и с меньшими затратами и тем самым выиграть конкуренцию.

Меньше бюрократии — больше скорости

Как подчеркивает Мария Попова, ключевое отличие среднего бизнеса — в архитектуре принятия решений. Нет многоуровневых комитетов, долгих согласований между филиалами на внедрение новой ERP-системы. Когда законодатель объявляет, что с определенной даты все перевозки должны регистрироваться в «ГосЛоге», а товары — иметь цифровой паспорт, компания может действовать почти мгновенно.

Например, владелец компании-импортера электроинструментов может собрать совещание с логистом, бухгалтером и руководителем отдела продаж. За день они принимают решение о переходе на нового таможенного брокера, который уже имеет готовое решение для работы с маркировкой и «ГосЛогом». Через неделю процессы уже отлажены.

Почему крупным игрокам изменения дадутся тяжелее?

Для крупного игрока с собственной IT-инфраструктурой, сетью распределительных складов и сотнями контрактов любое внешнее изменение запускает целую цепочку действий, поясняет Мария Попова.

Внедрение маркировки «Честный знак» или интеграция с «ГосЛогом» — это не операционный вопрос, а капитальный проект. На практике это означает дорогостоящую доработку корпоративных систем, где нужно «зашить» работу с кодами DataMatrix и API «ГосЛога» в огромную ERP-систему и синхронизировать данные с системами управления складом на каждом объекте.

Это — задачи для целого штата программистов и месяцы тестирования.

Затем требуется «синхронизация»: чтобы изменения одинаково работали в московском офисе, на дальневосточном таможенном посту и у субподрядчика в Краснодаре. И, наконец, необходимо обучить толпу сотрудников, что невозможно сделать простой рассылкой инструкции по e-mail. Для этого необходимо провести полноценные обучающие семинары для менеджеров, кладовщиков, водителей по всей стране. Итог — высокие затраты, длительные сроки и риски сбоев при переходе.

Именно поэтому «большим кораблям» сложнее менять курс: масштаб влияет на их мобильность.

Ставка на экспертов, а не на внутренние отделы

Средний бизнес давно и успешно использует модель аутсорсинга в областях с высокой регуляторной нагрузкой. Это не слабость, а мудрая стратегия, которая сейчас окупается, подчеркивает Мария Попова.

Вместо создания дорогостоящего внутреннего подразделения с юристами, специалистами по ВЭД, IT-отделом и специалистами по сертификации компания формирует пул проверенных партнеров.

Профессиональный таможенный брокер несет ответственность за корректное оформление, следит за изменениями в законодательстве и страхует от штрафов. Современный логистический оператор предоставляет готовую технологичную цепочку: интеграцию своих систем с «ГосЛогом» и «Честным знаком», электронный документооборот и IT-решения. Консалтинговые компании помогают правильно зарегистрировать товар и выстроить процессы «с нуля» под новые правила.

При сотрудничестве с такими партнерами выполнение новых требований становится не внутренним кризисным проектом, а частью стандартного сервиса, за который компания уже платит. Это позволяет внедрять изменения плавно — без стресса для основного бизнеса и без необходимости единовременных гигантских инвестиций.

Как легче адаптироваться к грядущим изменениям?

Проведите аудит своей цепочки

Соберите ключевых людей и ответьте на следующие вопросы. Кто сегодня отвечает за взаимодействие с «Честным знаком»? Как вы получаете и сверяете коды маркировки от поставщика? Насколько ваш текущий таможенный брокер или логистический партнер технологически подготовлен к работе с «ГосЛогом»? Где в процессе чаще всего возникают ошибки в документах?

Этот аудит покажет, куда нужно направлять ресурсы в первую очередь.

Пересмотрите договоры с партнерами

В новых соглашениях с логистическими компаниями и таможенными представителями должен появиться не только пункт о стоимости и сроках, но и четкие обязательства по работе с данными. Пропишите, кто и в какие сроки обеспечивает сканирование кодов, интеграцию с государственными системами, предоставление электронного документооборота.

Это переведет ваших партнеров из простых исполнителей в ответственных со-гарантов легальности ваших поставок.

Рассчитайте не только прямые, но и косвенные издержки перехода

К прямым затратам (новое оборудование, ПО) добавьте скрытые: время сотрудников на обучение, возможные простои в период тестирования процессов, услуги консультантов. Сравните эту сумму со стоимостью перехода на аутсорсинг к оператору, который уже имеет готовое решение. Часто второй вариант оказывается выгоднее, особенно если вам нужен быстрый результат.

Сделайте цифровую прослеживаемость своим преимуществом

Не воспринимайте новые требования только как издержки. Используйте их для укрепления доверия.

Сообщите вашим клиентам и партнерам, что ваша цепочка поставок полностью соответствует новым стандартам, что каждая единица товара имеет безупречный цифровой след.

Для многих B2B-клиентов, особенно в госсекторе или крупном ритейле, это станет решающим аргументом в вашу пользу.

Финальный вывод прост

Ближайшие два года — не время для пассивного ожидания, резюмирует Мария Попова. Это — период стратегического выбора.

Можно пойти по пути наименьшего сопротивления — и тогда вы столкнетесь с вынужденными, дорогими и хаотичными изменениями под давлением обстоятельств.