ФНС представила форматы электронных экспедиторских документов

Федеральная налоговая служба (ФНС) России представила проект приказа, который должен утвердить единый формат для электронных экспедиторских документов. Проект опубликован на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. Сейчас он направлен на независимую антикоррупционную экспертизу и окончательно еще не утвержден. Однако уже в ближайшие месяцы приказ должны принять, чтобы с 1-го сентября, когда экспедиторские документы переведут в обязательный электронный формат, он смог вступить в силу.

Что сразу бросается в глаза при прочтении проекта приказа, так это то, что электронные экспедиторские документы должны будут содержать очень подробную информацию о грузе, его упаковке и пломбировании.

Так, например, необходимо будет указывать стоимость груза с учетом налогов и без них, вес груза с тарой и без тары, габариты груза (длина, ширина, высота) — тоже с тарой и без, сведения о страховании (если такое имеется), коды товара по разным классификаторам — в зависимости от транспорта (ГНГ, ЕТСНГ или ТН ВЭД), точное место доставки — вплоть до координат, даты и время готовности груза и его доставки и мн.др.

При этом в своем поручении экспедитору клиент должен будет отдельно отметить, относится ли груз к опасным либо к изъятым из гражданского оборота или ограниченно оборотоспорсобным, подлежит ли он учету в государственной информационной системе и в какой именно — ЕГАИС, ГИС МТ, ФГИС «Меркурий», ЛесЕГАИС, ФГИС «Зерно» и др.

Если груз является опасным, то в поручении, помимо индикатора ООН и класса опасности, необходимо будет детально расписать все свойства вещества, в том числе значения контрольной и аварийной температуры, название или символ каждого радионуклида, физическую и химическую формы и пр.

Это, подчеркнем, должен будет делать именно клиент, формируя электронное поручение экспедитору.

При этом, в отличие от электронных экспедиторской и складской расписок, которые по-прежнему будут формироваться только экспедитором или лицом, принимающим груз на хранение, электронное поручение экспедитору будет содержать два файла обмена — файл обмена информации клиента и файл обмена информации экспедитора. Последний, по сути, будет свидетельствовать о том, что экспедитор согласился организовать перевозку данного груза.

Электронное поручение экспедитору может также иметь еще один файл обмена — отзыв поручения клиентом. В этом файле клиент должен будет, помимо прочего, назвать причину отзыва поручения и дать указания о дальнейших действиях с грузом.

Мало того, в файле отзыва должны быть четко проставлены дата и время прекращения исполнения поручения экспедитором.

Плюс, что примечательно, отзыв поручения предусматривает также возмещение клиентом фактических расходов, которые уже успел понести экспедитор. В документе необходимо будет указать конкретную сумму такого возмещения.

Из важного стоит также отметить то, что электронный формат экспедиторских документов учитывает тот факт, что с 1-го марта 2026-го года в России вводится обязательный реестр экспедиторов.

В связи с этим и в экспедиторском файле поручения, и в экспедиторской и складской расписках присутствуют две такие обязательные графы, как регистрационный номер записи в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности и дата записи в таком реестре. Если эти графы не будут заполнены, электронные документы просто не будут приняты системой.

Таким образом, обязательный формат электронных экспедиторских документов обеспечит и обязательную регистрацию в реестре экспедиторов, наличие которой с 1-го сентября 2026-го года можно будет очень легко отслеживать.

Добавим также, что каждый из электронных экспедиторских документов предусматривает возможность исправления. Для этого необходимо будет сформировать новый файл с уточненной информацией, указав в нем идентификатор исходного файла.

Повторим: на данный момент представленные требования к формату электронных экспедиторских документов еще имеют вид проекта. Окончательно они должны быть утверждены к 1-му сентября этого года с тем, чтобы с 1-го сентября вступить в силу.

Потому как именно с 1-го сентября 2026-го года экспедиторские документы в России переводятся в обязательный электронный формат. Одновременно электронный формат также станет обязательным для железнодорожной транспортной накладной, грузовой накладной (авиационный транспорт), транспортной накладной и заявки (автомобильный транспорт).

Министерство транспорта РФ, правда, определило случаи, когда экспедиторские документы можно будет по-прежнему составлять на бумаге. Однако их перечень довольно скудный: это перевозки грузов в военных целях, а также форс-мажорные обстоятельства — если в регионе оказания экспедиционных услуг действует режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения и т.п. или если у клиента/экспедитора из-за обстоятельств непреодолимой силы отсутствует техническая возможность выхода в интернет.

Напомним: электронные экспедиторские и перевозочные документы будут направляться в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Однако взаимодействовать с этой системой можно будет только через получивших специальный допуск операторов электронного документооборота.

Сейчас таковых насчитывается 12 компаний. Их перечень можно найти на сайте Министерства транспорта РФ по ссылке.

Так что, прежде чем переходить на электронный формат документов, участникам грузовых перевозок еще необходимо заключить соглашение с одним из операторов и интегрировать его платформу в свою CRM-систему.